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白髪の旅ガラス

2008年 10月 23日 ( 1 )

備えあれば憂いなし

 何事も、準備は大切です。例えば内部監査において、自分の仕事とは関係のない部署を監査する際には、相手の業務内容全般と業務の流れを把握し、出来れば業務の課題を理解したうえで、基準と現実の差を検証する必要がありますから、事前準備を十分にしないことには、監査は前に進みません。

 ところが、私達は業務内容を文書化する習慣が無い民族ですから、監査側が事前に確認する手段が無く、当日の聞き取りに頼る事になります。それがあるにしても、内容が古く、最新の業務内容を反映していない場合が、大半でありましょう。そこで、監査当日の業務確認の方法が、監査員には気になるところです。

監査側;それでは初めに、貴方の部署の業務内容を、こちらの白板に書いてください。
総務部;待ってください。何故、そうしなければならないのですか?
監査側;失礼しました。総務部の業務内容を把握した上で、品質面、環境面、安全面、それに経済面の課題を知りたいのです。それから、それが目標にどう展開され、実績は旨く出ているのか、旨く成果が上がらない場合、どのように対処しているのか検証し、仲間として改善提案を行う目的でして。
総務部;成る程、それはあり難いことです。どこまで詳しく書きましょう。
監査側;すいません。こちらは総務部の仕事を全く把握しておりません。新人に説明するつもりで、簡単に業務の流れと課題をお願います。

 こうして、仕事毎の課題が判れば、それを目標管理にしているのか、維持項目にしているのか見極めて、結果が予定通りか否か、記録や発言で確かめましょう。そこに問題を発見した場合、原因究明からその対策まで、一緒に検討することになりますから、問題解決技法の習得も、監査準備の一つであることが判ります。

帰り道 呟きひとつ 疲れとり
by tabigarasu-iso | 2008-10-23 18:34 | コンサルサービス | Comments(0)